Legalización de Libros de Asociaciones Civiles

(Reformado por decreto ejecutivo N° 44648- MJP)

Requisitos Generales. Artículos 20 y 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

·         Tendrá como máximo 200 hojas, las mismas tienen que ser hojas sueltas únicamente, cuando los avances tecnológicos lo permitan dichos libros podrán ser en formato digital.

·         Las Hojas Sueltas deben llevar impreso en forma de membrete: el nombre de la Asociación, su número de cédula jurídica, nombre al tipo de libro que pertenece (Actas de Asamblea General, Actas de Órgano Directivo, Registro de Asociados, Diario, Mayor, Inventario y Balance) y número de tomo. Asimismo, todos los libros deberán venir foliados de manera consecutiva.

·         Las hojas sueltas Pueden ser tamaño carta u oficio y deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste o amarre.

·         En el caso de solicitud de reposición (conclusión, deterioro o extravió) puede ser presentado por cualquier persona, en el caso de la solicitud por primera vez el mismo deberá ser solicitado por el Representante legal de la Asociación únicamente, en ambos casos deberán presentar su documento de identificación vigente y en buen estado.

·         Todas las solicitudes deberán ser autenticadas por Abogado o Notario Público, en el caso de este último deberá ajustarse al Artículo 111 del Código Notarial y lo referente al uso de dispositivos de seguridad del notario estipulado por la Dirección Nacional de Notariado, sin embargo, en el caso de que el que este facultado para suscribir la solicitud se presente a realizar el trámite, la firma de las persona o personas podrá ser cotejada por el funcionario en ventanilla.

·         Una vez legalizados los libros, estos serán entregados únicamente al Secretario y al Tesorero de la Asociación, el primero (secretario) está facultado a retirar únicamente los libros legales (Actas de Asamblea General), y el segundo (Tesorero) está facultado al retiro de los libros contables (Diario, Mayor e Inventario y Balance), en ambos casos estos se encuentran facultados para otorgar poder especial conforme al Artículo 1256 del Código Civil (escritura pública), este poder deberá ser otorgado en la calidad del cargo que ostentan y necesariamente deberán tener su nombramiento inscrito y vigente,  en dicho poder deberá ser única y exclusivamente para el retiro de los libros. Lo anterior es aplicable a todos los casos de legalización.

·         Con forme al artículo 23 del Reglamento a la ley de Asociaciones, las solicitudes que se encuentren defectuosas pasado el plazo de un año serán destruidos, en el caso de los libros que hayan sido debidamente legalizados y no han sido retirados se procederá con su destrucción 90 días naturales después de su legalización.

Legalización de Libros por Primera Vez. (Art. 22 del Reglamento a la Ley de Asociaciones).

Además de los requisitos generales deben cumplir con los siguientes requisitos:

·         Presentarse el Representante legal o apoderado de la Asociación a la Ventanilla del Subproceso de Normalización Técnica, con su documento de identificación vigente y en buen estado.

·         Brindar el Tomo y Asiento de la presentación en la que se tramita la inscripción de la Asociación y su nombre.

·         Manifestar al funcionario en ventanilla mediante declaración Jurada que este tomará, un correo electrónico valido para recibir notificaciones sobre el trámite de legalización de los libros.

·         Presentar los libros que deben ser de hojas sueltas correspondientes a los 6 libros, 3 de legales y 3 contables que se legalizarán conjuntamente. Estos libros deben cumplir con los requisitos estipulados en el artículo 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones. Se exceptúa de los requisitos indicar el nombre y número de cedula de la Asociación, lo anterior por encontrarse en trámite de inscripción.

·         Debe dejar el primer folio de todos los libros en blanco, únicamente se permite la transcripción del acta de constitución la cual debe realizarse a partir del folio número 2 del Libro de Actas de Asamblea General, los restantes libros deben venir limpios y sin ningún texto en ellos.

·         El costo de los timbres para la legalización de libros por primera vez, serán cancelados junto con la constitución de la Asociación.

Legalización de Libros por conclusión o por deterioro (Artículo 24 del Reglamento a la Ley de Asociaciones).

Además de los requisitos generales debe cumplir con los siguientes requisitos:

·         Solicitud del Representante legal o apoderado de la Asociación, indicando las calidades completas. En caso de ausencia del representante la solicitud puede ser realizada por dos miembros de la junta directiva de la asociación cuyo nombramiento se encuentre inscrito, indicando de manera expresa que actúan en ausencia de este.

·         Indicar en la solicitud, nombre y número de cedula de la Asociación, nombre y número de libro tanto el que concluye como del que solicita y motivo de la legalización (en este caso por conclusión o deterioro). 

·         Debe aportar el libro que concluye o el deteriorado, dejando el ultimo folio en blanco para proceder con el cierre por parte del funcionario del Registro Nacional.

·         Aportar el nuevo libro cumpliendo con los requisitos del Artículo 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

·         Cuando la legalización de los nuevos libros se trate de libros contables, además de lo anterior, deberá aportar una Certificación de Contador Público Autorizado, en la cual se certifique de manera clara que los registros Contables se encuentran al día conforme a lo estipulado en el Código de Normas y Procedimientos Tributario (los registros contables no pueden tener un atraso mayor a los 6 meses, por lo que se debe indicar en la certificación a que fecha se encuentra al día). En el caso de que los libros contables no se encuentren al día, deberá aportarse una declaración jurada por parte del presidente y tesorero indicando los motivos por los cuales los registros contables no se encuentran al día.

·         Cancelar los derechos correspondientes.

Legalización de libros por extravió o sustracción. Artículo 26 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

Además de los requisitos generales debe cumplir con los siguientes requisitos:

·         Solicitud del Representante legal o apoderado de la Asociación, indicando las calidades completas de este. En caso de ausencia del representante la solicitud puede ser realizada por dos miembros de la junta directiva de la asociación cuyo nombramiento se encuentre inscrito, indicando de manera expresa que actúan en ausencia de este.

·         Indicar en la solicitud, nombre y número de cedula de la Asociación, nombre y número de libro extraviado.

·         Publicar por una vez un aviso en el Diario Oficial La Gaceta o en un diario de circulación nacional, impreso o digital, el aviso del extravió o sustracción de los libros, al fin de recibir objeciones ante el Registro de Personas Jurídicas, en caso de la publicación del diario de circulación nacional, debe aportarse la publicación original, caso contrario o que la publicación sea en un diario digital, la misma deberá ser copia certificada por Notario Público. El edicto debe contener al menos el nombre y número de cedula de la asociación y el nombre y número de tomo del Libro extraviado. El costo de la publicación correrá por cuenta del interesado.

·         Cuando la legalización libros se trate de libros contables, además de lo anterior, deberá aportar una Certificación de Contador Público Autorizado, en la cual se certifique de manera clara que los libros Contables se encuentran al día conforme a lo estipulado en el Código de Normas y Procedimientos Tributario (los registros contables no pueden tener un atraso mayor a los 6 meses, por lo que se debe indicar en la certificación a que fecha se encuentra al día). En el caso de que los libros contables no se encuentren al día, deberá aportarse una declaración jurada (la cual puede ser en papel sencillo) por parte del presidente y tesorero indicando los motivos por los cuales los registros contables no se encuentran al día. Esta declaración debe venir autenticada por abogado o por notario público (en caso del notario las firmas deben autenticarse conforme al artículo 111 del Código Notarial) Aportar el pago de los timbres correspondientes para la legalización de los nuevos libros.

·         Aportar nuevo libro conforme a los requisitos del Artículo 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

·         Aportar los timbres correspondientes a la solicitud.

Legalización de libros en casos de representación vencida. Artículo 25 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

En los casos de las asociaciones inscritas y que no cuenten con libros legalizados o bien los mismo se encuentran concluidos, extraviados o fueron sustraídos y su personería se encuentre vencida, podrán solicitar la legalización dentro del año siguiente del vencimiento. La solicitud deberá contener, además de los requisitos generales, los siguientes requisitos:

·         Deberá realizar la solicitud el Presidente, Secretario y el Fiscal, de la asociación o al menos dos de ellos cuyo nombramiento se encuentre inscrito en el Registro Nacional, en dicha solicitud únicamente puede solicitar el libro de Actas de Asamblea General, la firma de estos debe ser autenticadas por Abogado o por Notario Público, en el caso de la autenticación notario debe cumplir con lo estipulado en el Artículo 111 del Código Notarial. En el caso de que las personas solicitantes se presenten a ventanilla con la solicitud las firmas pueden ser cotejadas por el funcionario en ventana.

·         Aportar los timbres correspondientes a la solicitud.

·         Aportar los libros cumpliendo los requisitos el Artículo 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.

·         Cumplir con los requisitos correspondientes según el motivo de la legalización (conclusión, extravió, deterioro, primera vez)

·         En la aplicación del Artículo 25 del reglamento cita, únicamente se legalizará el libro de actas de asamblea general.

·         Una vez legalizado el libro de actas de asamblea general de la Asociación podrá ser retirado únicamente por el secretario.

Derechos y/o Timbres:

Registro Nacional: 2.000 colones.

Timbre Fiscal: 15 colones por cada libro.

Tambre Colegio De Abogados: 275 colones cuando exista autenticación de firma por abogado.

Timbre Fiscal de 125 colones. (adicionales a los timbres del Colegio de Abogados cuando la autenticación de firma sea por Notario público.)

Advertencia: estos requisitos son realizados con el fin de que sea utilizado como una guía al usuario para gestionar de Legalización de Libros de Asociaciones ante el Registro de Personas Jurídicas, por ningún motivo estos requisitos sustituyen lo estipulado en las leyes y reglamentos que regulan la materia, en caso de omisiones o dudas las mismas serán resueltas conforme a la legislación existente y vigente. 

Actualización: 09/10/2024